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铜仁天阳物业提醒,物业如何高效开好工作例会?
日期:2019-10-10 15:23:15 浏览次数:

中国物业新闻网讯:

文/樊高峰

提到开会,凡是参加工作的人都不陌生。大家也一定参加过各种各样的会。从表面上看,似乎每个人都会开会,但很多企业的会议开得并没有成效。纵观目前大多数企业开会时都是领导发言,像做报告似地讲了一大堆道理,其他人都扮演着听众的角色,尽管在会议过程中也有其他人员的发言,但由于领导在开始讲话时已经定好调了,大方向已经明确了,其他人也只能顺着说,导致了开会只是流于形式,实现不了真正的落地。

笔者所在的公司从成立至今一直把例会作为推动工作进展的有效方法之一。每次的会议都开得均有成效,而且大部分的问题在会议上能迎韧解决,极大提高了工作效率。进入公司的管理者第一件事就是学会开会,然后层层贯彻,点面结合。如何开好例会呢?笔者通过公司例会中采用的程序,并结合自己的实际工作经验,与同行分享如下:

例会要保持以下几个原则与态度:

(一)领导者不要把例会当成追究责任的会议。

例会的使命是发现问题、发现难点,不是追究个人责任。在例会中,永远不要有追究个人责任这种意识,也不要让管理人员有这种心理。会议就是呈现问题、困难、计划和分工,与个人的评价无关。领导希望把问题通过例会暴露出来,只需探讨解决办法或者提供解决困境的支持,但不能在会议中追究个人的责任。如果有人捂着,盖着问题,结果要自负。

(二)领导不要相信例会可以解决所有的问题。

例会可以解决调度协调问题,作业困难支持问题,计划安排、任务分配问题。但是问题的根源性分析最好不要涉及,对于频发问题的刨根问底不要在例会上进行。要以“微服私访”或者“调研小组”的形式把问题的根源搞清楚,然后面对面地研讨对策和办法。

(三)参会人员不要把例会看成是责任追究会议,要不要当成攻击异己的“煤体”,或者推诿责任,为自己辩护的“下院”。会议就是来谈问题、谈计划、谈分工的地方,没有其他意图。领导层要打击在会议上谨小慎微,别有用心的风气与心态。

(四)领导者在会议上应当扮演一个聆听者、观察者的角色。职务高的领导者要能耐得住寂寞,最后一个发言,这样才能听到真话,否则听到的更多的是奉承和假话。

(五)在企业的决策层开会时,不能以保留意见为结局,在协商会上可以畅所欲言,一旦形成决策,就必须无条件地执行。

(六)例会不能进行任何讨务虚讨论。例会就是分析企业现在需要协调的问题和需要安排的任务。

(七)例会必须有记录。问题、困难反映记录,措施记录,任务分工记录,时间计划记录等等。在下一次的会议中,检查本次会议决议的落实及其它工作执行情况。

把例会内容简单分类:

(一)情况工作汇报。指日常工作进行的怎么样以及上次的例会中安排的工作完成得怎么样。

(二)计划任务分配。对某项任务进行落实,时间规划。

(三)问题困难汇报。对于本部门不能解决的问题和困难进行总结与汇报。

(四)调度协调。工作中有什么困难问题需在会上协调解决。

按照以下程序和思路开展会议:

(一)备会:

1.情况通报;

2.调度协调;

3.问题困难汇报。

(二)会议进行控制:

1.听取汇报;

2.上次例会要求的落实检查;

3.明确、确认问题和困难的含义;

4.解决办法讨论;

5.任务分配讨论;

6.决议。

(三)决议:

1.复述决议内容;

2.沉默视为同意;

3.决议记录在案,下次例会检查落实的情况。

以上三点是笔者所在公司例会中的核心要点,它是推进工作进展特别有效的方法之一。作为践行者,深深体会到例会的功效,它就像一支指挥棒,指挥控制着各个环节,让工作效率提高,让团队和谐凝聚,是管理者必须学会的一种基本技能。


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